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Il documento, che qui alleghiamo, nasce dall’esperienza condivisa di agenzie, case di produzione, advisor e clienti per promuovere processi di gara più trasparenti, sostenibili ed efficienti. Con il nuovo manuale ‘Gare Chiare’, CPA propone un modello operativo comune per l’intero settore, con l’obiettivo di favorire qualità, equità e collaborazione, guardando al futuro della produzione pubblicitaria italiana ed europea.
La dichiarazione di intenti
Scrive CPA:
“Il documento definisce secondo la nostra visione sulla base dell’esperienza condivisa del settore il modo più efficace e trasparente e sostenibile per organizzare e assegnare una gara. Viviamo in un contesto in continua evoluzione caratterizzato da cambiamenti rapidi e spesso discontinui, in cui ogni scenario si definisce quotidianamente e si ridefinisce. In questo quadro abbiamo ritenuto necessario raccogliere e sistematizzare il patrimonio di competenze maturato da agenzie e case di produzione, advisor e clienti con l’obiettivo di tradurlo in uno strumento organico, chiaro e condiviso. Nasce così questo manuale gare chiare concepito come una guida operativa e al tempo stesso come riferimento culturale Per tutti gli stakeholder del settore, un tentativo concreto di fare ordine uniformare i processi e favorire una maggiore qualità. Equità ed efficienza nelle dinamiche di gara. Il lavoro che presentiamo è il risultato di un confronto ampio e strutturato, sviluppato non solo all’interno del nostro contesto nazionale, ma condiviso con i nostri colleghi in tutta Europa, in particolare il dialogo con EPA, l’associazione che riunisce i produttori pubblicitari europei ha contribuito ad arricchire e validare ulteriormente questo percorso. Ancora una volta CPA dimostra la propria capacità di anticipare le esigenze del mercato e di promuovere modelli operativi condivisi. Lo aveva già fatto in un momento di straordinaria complessità come quello della pandemia da Covid-19 quando il protocollo sviluppato in Italia dotato successivamente in tutta Europa, ha permesso al settore di riprendere rapidamente l’attività produttive, evitando un blocco che avrebbe avuto conseguente strutturali profonde e potenzialmente irreversibili. Oggi, pur in assenza di una crisi di pari intensità, ci troviamo di fronte ad un passaggio altrettanto significativo per il futuro della produzione pubblicitaria. È in questo contesto che CP forte dello stesso spirito di iniziativa e responsabilità propone al mercato un modello operativo pensato per tutelare, rafforzare e far evolvere l’intero ecosistema. Questo manuale non è un punto d’arrivo, ma una base solida da cui costruire insieme il futuro del nostro settore”.
Il Consiglio Direttivo di CPA Karim Bartoletti, Federico Salvi, Antonella Scogliero
Il Manuale in sintesi
GareChiareITA – PDF
Obiettivo
- Rendere le gare tra agenzie, clienti e case di produzione più trasparenti, efficienti e sostenibili.
- Favorire una migliore collaborazione tra tutti gli attori coinvolti.
- Nasce dal confronto tra CPA, UNA, UPA, ADCI, AIR3 e professionisti del settore.
Perché il mondo delle gare sta cambiando
- Il mercato è sempre più globale.
- Cambiano i soggetti coinvolti: meno producer d’agenzia, più uffici acquisti.
- Sempre più spesso sono i clienti a guidare le gare.
- La fase di gara deve essere sostenibile per chi produce.
Una gara è un investimento
Dietro ogni partecipazione lavorano:
- Executive Producer
- Ricerca regia
- Producer
- Direttore di produzione
- Eventuali image researcher e grafici
Ogni gara richiede quindi tempo, competenze e costi reali.
Quanto costa una gara
Secondo il sondaggio CPA:
- Una Cdp partecipa mediamente a 48 gare all’anno.
- Il costo medio di una gara è compreso tra 3.000 e 4.000 euro, ma può superare i 10.000 euro.
- Spesso non esiste alcun rimborso spese.
La proposta CPA sul Pitch Cost Share (PCS)
CPA propone un sistema di contribuzione ai costi delle gare, già diffuso in diversi Paesi europei.
Principi:
- Proporzionalità rispetto a budget e numero di partecipanti.
- Applicazione quando viene richiesto un trattamento e partecipano almeno due CDP.
- Trasparenza sui partecipanti.
- Il contributo è destinato alle Cdp non vincitrici.
- Le idee e i trattamenti restano proprietà del regista o della Cdp.
Situazioni particolari di gara
CPA evidenzia criticità legate a:
- Gare su più creatività, che aumentano i costi.
- Gare senza assegnazione finale.
- Gare che coinvolgono strutture produttive interne alle agenzie, considerate meno trasparenti.
Il processo corretto di gara
Le fasi indicate sono:
- Selezione delle Cdp.
- Brief.
- Presentazione delle regie.
- Trattamento e preventivo.
- Trattativa.
- Assegnazione e avvio della produzione.
Numero di partecipanti e tempi
- CPA suggerisce di non superare normalmente le tre Cdp in gara.
- Tempi adeguati migliorano la qualità delle proposte.
- Scadenze troppo strette aumentano costi e inefficienze.
L’importanza del brief
Tutte le Cdp devono ricevere le stesse informazioni contemporaneamente.
Il brief dovrebbe includere:
- Script e storyboard.
- Indicazioni di regia.
- Casting, styling e location.
- Budget.
- Partecipanti coinvolti.
- Deliverable.
- Diritti.
- Musica e speaker.
- Termini di pagamento.
Trattativa e pagamenti
La trattativa avviene normalmente con le due Cdp in shortlist.
Linee guida CPA:
- Per produzioni in Italia: 50% alla firma e saldo entro 60 giorni dalla consegna dell’offline.
- Per produzioni all’estero: 50% prima delle riprese e saldo entro 30 giorni.
Regie e trattamenti
CPA ritiene scorretto:
- Bloccare numerosi registi senza reale intenzione di presentarli.
Inoltre:
- Le agenzie dovrebbero selezionare un solo regista per Cdp.
- Regista e Cdpdovrebbero presentare insieme trattamento e preventivo al cliente.
Assegnazione della gara
- Le Cdp non selezionate dovrebbero ricevere un feedback.
- Vanno rispettate le tempistiche concordate.
- È utile prevedere incontri di allineamento successivi alla negoziazione.
Dopo l’assegnazione
CPA sottolinea alcuni principi:
- Centralità del regista e rispetto delle sue scelte creative.
- Importanza del PPM come momento decisionale definitivo.
- Formalizzazione della prova costumi.
- Presenza controllata di agenzia e cliente sul set per evitare rallentamenti.
Produzione e post-produzione
- La giornata lavorativa sul set non dovrebbe superare le 12 ore complessive.
- Il piano di lavorazione deve essere rispettato.
- In editing vanno rispettate le lavorazioni previste nel preventivo.
- La presenza del cliente alla color correction è consigliata.
- Materiali e invii sono considerati esclusi se non specificato diversamente.