Come ogni strumento di comunicazione anche la conference call richiede poche ma utili regole per essere pienamente efficace.
“In comunicazione l’improvvisazione è ammessa e apprezzata ma non sempre è la strada migliore”, dichiara nella nota Paola Picilli, CEO dell’agenzia romana di comunicazione Fluendo. “Con l’avvento di un forzato smart working la conference call è diventata la sala riunioni virtuale che non è esente da accortezze al pari di un luogo reale. Se prepariamo generalmente il tavolo riunioni con tanto di fogli, carta, ordine del giorno, materiali di presentazione, brochure ecc. lo stesso va fatto e adattato al nostro spazio virtuale. In agenzia abbiamo sentito il bisogno di riflettere sul comportamento virtuale e abbiamo condiviso queste semplici accortezze che, si sa, non ci metteranno al riparo dei rischi di una ‘diretta’ … ma questo fa parte del gioco”.
Ecco le regole da tenere a mente per un uso professionale delle piattaforme di video conferenza:
- Tecnologia. Che piattaforma useremo? Ce ne sono di svariate e ognuna ha metodi di interazioni differenti per poter condividere presentazioni, slide, materiali audio video. Dobbiamo conoscerla e utilizzarla con destrezza. L’intoppo tecnico è fastidioso e modifica il ritmo di uno speech efficace.
- Timing. Come ogni tipo di riunione la puntualità è data per scontata. Anche nello spazio virtuale avremo una sala d’attesa. 120 secondi pre riunione sono utili per posizionarsi e cambiare il mood: non sono più a casa da solo ma in uno spazio di lavoro con altre persone.
- Immagine. Come in tutti gli incontri anche qui va richiesto un abbigliamento consono ai partecipanti. Casual con i colleghi di lavoro, formale con clienti o persone con i quali va richiesta formalità. Come nella vita di tutti i giorni avere un aspetto curato è utile per sé e per gli altri. Si a trucco, parrucco, barba curata, rasatura… purché nulla dia l’idea di sciatto e di trasandato.
- Set. Dedicare attenzione a inquadratura e luce è esattamente corrispondente all’operazione che facciamo nell’illuminare il tavolo della sala riunioni e assegnare i posti. Con la differenza che in questo caso il mio posto è quello sul quale porre maggiore attenzione. Tre semplici accenti: luci, inquadratura e sfondo. La luce la scegliamo secondo il modello selfie, inquadrandoci e secondo l’illuminazione migliore. L’inquadratura più adatta è quella frontale per non apparire deformi o evidenziare inestetici doppi menti. Il che influisce non tanto sulla nostra bellezza, quanto più gravemente sulla comunicazione non verbale che è parte essenziale per un incontro. Lo sfondo consigliato è minimalista. Con la parete bianca è difficile sbagliare. Da evitare ogni cosa appaia alle nostre spalle che andrebbe a distrarre l’interlocutore. Assolutamente banditi improbabili sfondi digitali con palme esotiche o cascate del Niagara.
- Esclusività. Ammettereste mai il passaggio di mamma, marito, moglie, figli, durante una riunione? Ecco. Appunto. Se doveste avere l’irrefrenabile voglia di condivisione si suggerisce uno spazio differente dalla coference call. Tipo un web party dove poter concedersi di tutto e per ogni gusto…
- Assistenza. I più viziati sono abituati a essere assistiti in riunione. Cosa possibile anche in web conference. Molte applicazioni permettono di registrare l’incontro ma attenzione a richiedere il parere dei partecipanti preventivamente. La registrazione risulta utile come report da condividere con i propri collaboratori. Ovviamente possiamo avere un supporto esterno su altro dispositivo o molto più semplicemente post it come memo. Mai senza carta e penna! Si alla buona e vecchia scaletta. Se siamo in una stanza con porta chiusa conviene comunicarlo ai conviventi con un post apposto all’esterno ‘call in corso’ per evitare fastidiose incursioni.
- Microfono e auricolari. Il microfono va attivato nel momento in cui abbiamo la necessità di intervenire e disattivato in modalità ascolto per evitare l’effetto mercato o dei fatidici fuori onda non poco imbarazzanti. Sì agli auricolari che oltre a garantire la nostra qualità audio aiutano ad attutire i rumori esterni.
- Rigore. Lavorare da casa non ci consente di mangiare, bere, o grattarci dinanzi all’interlocutore. Se si gradisce una tazza di caffè o the va ‘virtualmente condivisa’ e si ci scusa per la necessità di una qualsiasi esigenza anche quella del bisogno dell’acqua.
- Il cellulare. Beh su questo andrebbe scritto un decalogo a parte… per la conference call va silenziato e neutralizzato! Affidatelo a un parente se proprio non potete gestirlo con discrezione…
- Mimica. La mimica facciale aiuta moltissimo la comunicazione soprattutto in call. Va quindi enfatizzata e accentuata. Un sorriso sempre gradito ma al momento giusto.
- Postura. Sedere in maniera eretta e a spalle aperte come si conviene. No a pose neo classiche da triclinio.
- Nome e cognome. Aboliamo nick name da hot chat. Siamo Mario Rossi.
