I recenti cambiamenti hanno avuto un impatto significativo sulle politiche di spesa aziendale, creando confusione tra la forza lavoro, ma la situazione attuale offre alle aziende l’opportunità di fare un passo indietro e rivedere le politiche che hanno adottato per adeguare la loro posizione a quello che potrebbe essere un futuro diverso.
A livello europeo infatti, rimane ancora molta confusione su quanto i dipendenti possano spendere per attrezzarsi a lavorare da remoto. Il sondaggio ‘Home Office’ di SAP Concur indaga sulle spese di telelavoro tra 6.812 dipendenti in 8 mercati europei e rivela che solo il 15% dei dipendenti italiani è stato informato su come gestire le spese durante il lockdown, risultando tra i più disinformati dopo i lavoratori francesi (12%), mentre i più informati sono i lavoratori danesi (24%) seguiti da Svezia e Regno Unito (19%), Germania (18%), Olanda (16%) e Spagna (15%).
I dipendenti sono confusi su ciò che può e non può essere speso per lavorare da casa
- Solo il 34% dei dipendenti italiani è stato informato su quanto tempo passerà ancora a lavorare in smart working, risultando però tra i più edotti insieme alla Francia (34%), rispetto a Paesi Bassi e Spagna (30%), Germania (28%), Danimarca (26%), Svezia (24%) e Regno Unito (22%).
- Per quanto riguarda le spese però si riscontra poca chiarezza in Italia: il 76% dei lavoratori non è sicuro se e quali spese è autorizzato a sostenere mentre lavora da casa; la situazione è migliore negli altri Paesi europei con Olanda (72%), Francia (69%), Spagna (64%), Regno Unito (63%), Danimarca (60%), Germania (58%), Svezia (51%) che mostrano di avere idee più chiare.
- Tra i dipendenti italiani intervistati il 42% non è stato informato riguardo i rimborsi relativi all’acquisto di dispositivi software e hardware, fondamentali per poter portare avanti attività lavorative da casa. Più rosea la situazione nel resto d’Europa: Germania (38%), UK (32%), Spagna (31%), Francia (32%) e Danimarca (27%) non sanno se l’azienda copra spese relative all’elettricità e al riscaldamento, il 23% dei dipendenti svedesi non sa se riceverà il rimborso relativo a spese per mobili per ufficio, mentre nei Paesi Bassi c’è un’incognita sulle spese relative a hardware e software IT (36%).
- Il 31% dei lavoratori italiani afferma, inoltre, di non poter sostenere alcun costo: gli altri Paesi europei invece danno maggiori possibilità, con Spagna (10%), Danimarca (17%), Svezia e Olanda (20%) tra le più virtuose.
La maggior parte dei dipendenti ammette di non essere stata preparata a lavorare da casa prima della pandemia
- Lavorare da casa è recentemente diventata la nuova normalità, lasciando gli uffici vuoti e dipendenti che cercano nuovi modi di connettersi, collaborare e svolgere il proprio lavoro. Tuttavia, solo il 39% dei dipendenti italiani ritiene di essere stato preparato a lavorare in smart working prima dell’emergenza sanitaria Covid-19. A livello europeo, i dipendenti svedesi erano i più preparati (52%) mentre la pandemia ha trovato meno organizzati gli spagnoli con il 67% dei lavoratori che non sapevano come poter gestire le attività lavorative in smart working.
I dipendenti europei si sentono generalmente supportati dal loro datore di lavoro, ma in Italia solo il 77% afferma di essere aiutato
- Anche per quanto riguarda il supporto da parte dei datori di lavoro durante il telelavoro, i dipendenti italiani risultano tra i meno aiutati.In Italia, solo il 77% dei lavoratori ha dichiarato di sentirsi supportato dai propri superiori mentre lavorava da casa. Solo i tedeschi sono meno agevolati (76%). I più compresi sono i danesi (88%) seguiti da Olanda (85%), Svezia (83%), Regno Unito (82%), Francia (81%) e Spagna (79%).
- Come per il resto dei Paesi europei presi in esame, la maggior parte dei lavoratori italiani (58%) ha dichiarato di essere impegnato in regolari aggiornamenti con il team, anche grazie al supporto di videochiamate.
- Il 17% dei dipendenti italiani ha inoltre sottolineato di ricevere regolari aggiornamenti IT, nonché suggerimenti e trucchi per un efficiente funzionamento degli strumenti di lavoro da remoto.
“Il tema dello smart working non si risolve nella semplice disponibilità di un laptop o di strumenti di presenza digitale, ormai necessari per tutti. La riflessione sta portando molte aziende verso l’adozione di processi scalabili che non siano dipendenti dalla presenza del personale sul luogo di lavoro. Come esempio, pensiamo all’Audit delle spese: processo tipicamente labour intensive, oggi può essere remoto e totalmente digitale. Un audit cloud realizzato tramite AI & machine learning offre una soluzione centralizzata e senza la necessità di gestire documenti in carta, garantendo non solo una maggiore visibilità e controllo sulla spesa con relativa riduzione di costi, ma una ‘scalabilità digitale’, rendendo possibili scenari di smart working effettivo grazie a soluzioni integrate come SAP Concur”, afferma nella nota Gabriele Indrieri, Country Manager per Italia, Malta e Grecia di SAP Concur.
A causa dell’emergenza Covid-19, milioni di dipendenti in tutto il mondo sono passati rapidamente a lavorare da remoto. Molte aziende si sono quindi trovate a modificare le proprie policy per consentire il lavoro da casa. Una situazione improvvisa che ha comportato diverse sfide.
Il lockdown ha cambiato il concetto di dovere e di diligenza per i datori di lavoro: mentre un lavoro in sede richiede sicurezza sulla strada da e verso l’ufficio e durante l’orario di lavoro, il remote working richiede ai datori di lavoro non solo di comprendere le sfide professionali dei dipendenti, ma anche di come le questioni personali possano influire sulla loro capacità di svolgere le proprie mansioni.
Per molti dipendenti, la creazione di uno spazio di lavoro a casa è stata solo un lato della medaglia: l’adattamento a diversi modelli di lavoro assume molte forme, dall’orario al destreggiarsi con la cura dei propri cari o dei bambini mentre le scuole sono chiuse. Nonostante ciò, il sondaggio EMEA “Home Office” di SAP Concur mostra che solo il 14% dei dipendenti italiani ritiene che il proprio datore di lavoro mostri comprensione per i doppi oneri (come assistenza all’infanzia o alle persone a carico) e che solo il 21% è stato informato dell’orario di lavoro del proprio ufficio durante il lockdown.
Le aziende che attualmente incoraggiano i dipendenti a lavorare da casa devono però impegnarsi per supportare la propria forza lavoro. Ecco alcune best practice:
- Considerare le esigenze dei singoli dipendenti: i datori di lavoro dovrebbero confrontarsi regolarmente con i propri dipendenti e incoraggiare un dialogo aperto su eventuali cambiamenti delle loro circostanze personali che potrebbero influenzare il loro operato. È fondamentale per i dipendenti trovare una routine lavorativa a casa che funzioni al meglio e attenersi ad essa.
- Adottare un approccio più flessibile al lavoro a distanza: i dipendenti che hanno anche responsabilità di assistere bambini potrebbero dover essere libere di lavorare in base alle necessità, riducendo i propri obiettivi o offrendo loro un maggiore congedo annuale.
- Stabilire aspettative chiare: assicurarsi quindi che i dipendenti che lavorano da casa sappiano esattamente cosa ci si aspetta da loro.
- Offrire supporto oltre le priorità quotidiane del dipendente: in Italia solo il 14% dei lavoratori ha affermato che i propri datori di lavoro si sono offerti di sostenere il proprio benessere, mentre il 13% ha beneficiato di corsi di fitness online.
“A seguito di rapidi cambiamenti causati dalla situazione attuale, è chiaro che molte aziende devono aggiornare il loro processo di spesa o introdurre una politica interinale e comunicarlo chiaramente per garantire che i dipendenti siano informati su ciò che possono e non possono spendere”, afferma Pierre-Emmanuel Tetaz, SVP EMEA e Direttore Generale di SAP Concur. “I datori di lavoro devono saper sfruttare questo periodo per fare un passo indietro e rivedere le politiche attuali, per comprendere se è necessario apportare in futuro modifiche alla politica esistente per i lavoratori da remoto”.
Metodologia della ricerca
L’indagine è stata condotta dall’Istituto di ricerche di mercato Innofact, tra 6.812 dipendenti a tempo pieno o part-time nei seguenti mercati: Danimarca, Francia, Germania, Italia, Paesi Bassi, Spagna, Svezia e Regno Unito. Il sondaggio si è svolto a maggio 2020.
