#coronavirus e #smartworking. Possiamo leggerli solo come parole che spesso si trovano insieme nei trending topic di questo stranissimo fine febbraio 2020. Ma la diffusione del Coronavirus ha imposto alle aziende, soprattutto alle multinazionali, di far lavorare i propri dipendenti da remoto, per evitare il più possibile gli spostamenti. Il governo, per semplificare le procedure alle società, con il DL attuativo il 23 febbraio 2020 n° 6 pubblicato immediatamente nella Gazzetta Ufficiale, ha stabilito che tutte le aziende possono utilizzare questo metodo di lavoro senza dover ricorrere agli adempimenti previsti dalla legge. Quindi niente accordi individuali: si fa e basta.
Con numeri diversi rispetto alla Cina, dove si è vissuto il più grande esperimento di smart working al mondo, l’Italia sta quindi seguendo la stessa strada, sull’onda della stessa emergenza sanitaria che ha spinto governo e regioni a chiedere alle aziende questo tipo di provvedimento per limitare l’ulteriore diffusione del virus. Società come Unicredit, Generali, Vodafone, Heineken, Luxottica, Michelin, Assimoco, Henkel, Sky, Tim, Wind Tre, Condé Nast Italia, Giorgio Armani, Tod’s ma anche le redazioni di alcuni magazine hanno adottato il lavoro a distanza e stanno lavorando a pieno ritmo, nonostante gli uffici siano chiusi.
Dal suo osservatorio privilegiato sul mondo del lavoro, Copernico può affermare che molte aziende erano pronte da tempo con accordi sullo smart working, altre ci stavano arrivando. E forse proprio questa situazione di emergenza ha accelerato i tempi e aiutato a diffondere anche in Italia quelle modalità di operatività agile sempre più richieste dai lavoratori. Nella difficoltà della situazione attuale, questo ricorso “forzato” allo smart working può essere visto come un’occasione per sperimentare una strada possibile, efficace, per cui l’Italia – secondo l’Osservatorio di Copernico – è pronta.
Ma se per le aziende è bastato questo e poco altro per tamponare una situazione di emergenza, per le persone il cambiamento di scenario lavorativo può non essere semplice da gestire. Come si lavora da casa? Come rimanere concentrati? O viceversa, come non eccedere con il lavoro (effetto burnout)? E chi si trova a casa con i figli?
Copernico, che si occupa di smart working da sempre, ha stilato per queste giornate – e magari anche per il futuro, perché questa situazione d’emergenza potrebbe spingere alcune aziende a promuovere questa modalità di lavoro – un vademecum e suggerimenti per vivere e lavorare al meglio lontano dalla propria postazione abituale, sia in casa o in qualche altro ambiente.
Preparare la postazione
Idealmente la cosa migliore sarebbe poter lavorare da una postazione dedicata, cioè per esempio non sul tavolo della cucina dove si mangia, ma su un’altra scrivania (in casa o in un altro luogo). Se questo non è possibile, si può sempre scegliere di sedersi in un punto diverso del tavolo rispetto a quello usato per i pasti. È importante cercare di preparare una postazione lavorativa gradevole, con sedia e luce adatte, ma anche senza troppe distrazioni intorno che potrebbero togliere la concentrazione. Infine, sembra banale, ma sarebbe meglio non lavorare mai in pigiama: non sono certo richieste giacca e cravatta, ma il corpo deve essere stimolato anche visivamente al lavoro e non al riposo.
Fare molte pause e muoversi
Se in ufficio è più facile interrompere il lavoro per fare due chiacchiere con il collega, lavorando in casa questo è senz’altro più difficile. Come del resto grande è anche il rischio di restare seduti tutto il giorno. Per obbligarsi a fare delle pause, buone “scuse” sono le piccole faccende domestiche, come caricare la lavatrice, andare a prendere la posta, riordinare la camera da letto, ritirare un pacco in portineria. Per sgranchire un po’ le gambe invece si può camminare durante le telefonate e, se si abita in un condominio, prendere le scale invece dell’ascensore ogni volta che si sale o scende.
Imporsi dei limiti
Come si diceva, uno dei rischi più frequenti dello smart working è il burnout, cioè l’eccesso di lavoro dovuto all’incapacità di staccarsi dal PC e dalle e-mail, non essendoci attorno a noi i colleghi che si alzano dalle scrivanie o qualche altro tipo di cambiamento dell’ambiente che ci circonda. A noi di Copernico piace dire: work smarter, not harder, che vuol dire anche approfittare di non avere colleghi che distraggono per svolgere un lavoro più velocemente del solito, per poi avere il tempo per dedicarsi ad altro. Per esempio, ai figli che in questi giorni sono a casa da scuola.
Restare in contatto con il team
Una delle cose più importanti e più difficili quando si inizia a fare smart working è trovare equilibrio con il resto del team, a maggior ragione se ogni persona che lo compone si trova in un posto diverso. Per fortuna la tecnologia oggi permette di essere costantemente in contatto ovunque ci si trovi. E una telefonata, oltre alle e-mail e alle chat, spesso può aiutare e fare la differenza.
Preparare una to-do list
Quando si lavora da casa è più facile distrarsi, voler fare più cose contemporaneamente perché non c’è nessuno fisicamente che chiede di finire un lavoro in un determinato tempo. Occorre comunque darsi delle priorità. Una buona prassi è pensare, appena svegli, se non la sera prima di dormire, alle attività da svolgere durante la giornata e organizzare con quale ordine affrontarle, in base alle scadenze, all’impegno richiesto e all’esigenza di lavorare con altre persone.
Questa situazione di emergenza fa sicuramente spiccare l’importanza dello smart working e diventa una occasione per sperimentarlo a fondo. Ma quando finirà l’emergenza sarà importante non interpretarlo come semplice lavoro da casa, ma come uno scambio tra autonomia che viene restituita ai lavoratori in cambio di un orientamento maggiore al risultato. È importante ricordare che il confronto – meglio se in persona – resta comunque fondamentale per cogliere spunti, per farsi venire nuove idee, essere più produttivi ed efficienti.
