L’emergenza Coronavirus ha modificato radicalmente le giornate lavorative degli italiani, costringendoli a limitare gli spostamenti al minimo indispensabile e a lavorare da casa. Se per alcune categorie di lavoratori, soprattutto i freelance, il lavoro agile non è una novità, per molti significa riorganizzare completamente tempi, spazi e modalità di lavoro.
Per i manager implica la necessità di trovare nuovi modi per gestire il proprio team e i progetti di lavoro mantenendo alte concentrazione e produttività. Randstad Professionals, la divisione specializzata in ricerca e selezione di middle, senior e top management di Randstad, ha stilato un elenco di dieci suggerimenti per far funzionare lo smart working.
1 – Chiarisci le regole dello Smart Working. Il primo passo per il manager è definire esattamente come organizzare il lavoro agile dei suoi collaboratori. Un piano strutturato che fornisca ai lavoratori le linee guida, fornendo anche la formazione per trasmettere cosa significhi lavorare in modalità smart, quali strumenti siano necessari, a chi rivolgersi per eventuali problemi tecnico-informatici o di accesso a dati e documenti, come mantenersi in comunicazione con colleghi, superiori, clienti e fornitori, quali siano gli orari di lavoro e la reperibilità.
2 – Fornisci gli strumenti giusti. Nella maggior parte dei casi, per lavorare da remoto sono sufficienti un computer, un telefono e una connessione a Internet. Ma per poter svolgere in autonomia tutte le attività di una normale giornata d’ufficio, il manager deve assicurarsi che tutti i membri del team possano accedere ai documenti aziendali e ai software necessari. Inoltre, per mantenersi in contatto con colleghi e clienti e collaborare è utile prevedere e fornire strumenti digitali per chat, videoconferenze, condivisione di file, insieme alle istruzioni e alle regole per utilizzarli.
3 – Definisci gli obiettivi. Fare Smart Working non significa solo poter lavorare da qualunque luogo e in qualunque momento, ma che il singolo lavoratore diventa responsabile del suo lavoro, per essere valutato non sulla base del tempo passato alla scrivania ma sui risultati raggiunti in base agli obiettivi. Condizione necessaria per avviare qualsiasi progetto di smart working, però, è definire correttamente questi obiettivi, per poterli valutare nell’arco di tempo stabilito.
4 – Pianifica riunioni di coordinamento. Le riunioni del team rappresentano momenti per stabilire priorità, assegnare incarichi, valutare il lavoro svolto, decidere cosa cambiare e migliorare. Anche se ognuno lavora da casa propria, definire momenti di coordinamento, seppur in forma digitale, è fondamentale per mantenere il team in “modalità lavoro”, non perdere contatto con l’avanzamento dei progetti e programmare le attività, proprio come in ufficio.
5 – Dai fiducia e crea momenti di verifica dei risultati. Fare smart working significa instaurare una cultura del risultato, anziché del controllo. La “formula magica” allora è dare fiducia ai lavoratori, stimolando il più possibile coinvolgimento, creatività e – a sua volta – fiducia reciproca da parte dei colleghi. I manager però sono chiamati anche a creare occasioni periodiche di verifica per controllare i progressi dei progetti, il rispetto delle scadenze e i risultati sulla base degli obiettivi definiti.
6 – Ricrea spazi di socialità. Passare da un ufficio affollato (e spesso rumoroso), dove la comunicazione con i colleghi è costante, a lavorare da soli nella propria abitazione può essere disorientante e demotivante. Per questa ragione, è molto importante prevedere spazi virtuali di comunicazione con gli altri membri del team di lavoro, per scambiare opinioni, collaborare, confrontarsi sull’avanzamento del lavoro e creare occasioni di socialità come sul luogo di lavoro.
7 – Resta in contatto con il mercato. Lavorare da casa non deve distogliere l’attenzione dal mercato, ma bisogna continuare a informarsi per cogliere opportunità e eventuali insidie. Anche in un momento di emergenza è fondamentale mantenere un canale di comunicazione costante con clienti e fornitori, magari utilizzando gli stessi strumenti digitali che consentono collaborare in maniera intelligente con i propri colleghi.
8 – Richiedi la stessa professionalità. A casa cambiano tempi, spazi e strumenti di lavoro, ma non devono cambiare l’impegno e la professionalità. Chiedere di garantire tono e abbigliamento adeguato in video riunioni e conferenze aiuta tutte le persone coinvolte a continuare a sentirsi “al lavoro” e a mantenere gli stessi livelli di concentrazione e produttività. Allo stesso modo, è importante richiedere di utilizzare con colleghi e clienti lo stesso approccio e linguaggio professionale abituale in ufficio.
9 – Chiedi feedback costanti sulle modalità di smart working – Il lavoro agile è un modello di lavoro studiato per essere flessibile e adattarsi alle diverse esigenze di lavoratori e aziende. Ma non esiste un unico modello rigidamente replicabile in tutti i settori, le imprese e i gruppi di lavoro. Può capitare che il piano di smart working pensato inizialmente non funzioni del tutto e debba essere ripensato o aggiornato. Il contributo della squadra è determinante per renderlo funzionale ed efficiente. Renditi disponibile al confronto con i collaboratori, valute nuove idee e proposte e prova a strutturare di volta in volta il lavoro sulla base di questi feedback.
10 – Garantisci il diritto alla disconnessione. Lavorare in modalità smart non significa lavorare di più né lavorare sempre. È importante stabilire dei limiti al lavoro, alla reperibilità e alle comunicazioni di lavoro (email, telefonate, messaggi), che devono valere sia per il manager sia per i suoi collaboratori. A beneficiarne non sarà soltanto l’equilibrio fra lavoro e vita privata di tutti i membri della squadra ma anche la loro soddisfazione e produttività.
“Se ben programmato e gestito, lo smart working genera molti benefici per i lavoratori e per le aziende, come una maggiore responsabilizzazione e soddisfazione del lavoratore, la possibilità di conciliare più facilmente lavoro e vita privata, e di conseguenza anche un aumento della produttività”, spiega nella nota Pia Sgualdino, Head of Randstad Professionals. “Ma è necessario definire con precisione cosa si intende per smart working, il diritto alla disconnessione, gli strumenti di lavoro, i compiti da assegnare e le scadenze da rispettare. Serve soprattutto un cambio di mentalità che porti le imprese a dare fiducia al lavoratore e a valutarlo non più per la quantità di tempo passato a lavorare ma per gli obiettivi e i risultati raggiunti”.
