Quando si parla di presentazioni aziendali, si pensa spesso alla classica scena in cui il relatore, in piedi davanti a un’audience condivide le sue idee, il lancio di un prodotto, o i risultati di una ricerca, mentre le slide scorrono dietro lo schermo.
Lo sprint al lavoro agile e allo smart working attuato per far fronte all’emergenza Coronavirus, ha portato aziende e lavoratori a scoprire nuove forme di gestione del tempo e dello spazio e in questo momento delicato in cui lo scenario cambia per divenire digitale anche le presentazioni aziendali si sono trasformate per diventare protagoniste di videoconferenze.
Ma come riuscire ad attirare l’attenzione di una platea virtuale di utenti collegati in remoto da pc, tablet o smartphone?
Maurizio La Cava, docente di presentation & pitching strategies al Politecnico di Milano e CEO di MLC Design Consulting, realtà che collabora con grandi multinazionali e autore del libro Lean Presentation Design, ha elaborato 3 mosse per ‘fare colpo’ sull’audience e rendere efficaci le presentazioni aziendali da remoto.
“Se le presentazioni dal vivo possono essere già noiose di per sé, in remoto rischiano di essere davvero soporifere. Dietro uno schermo ci sentiamo più protetti e ci manca quella sensazione di pressione dovuta allo sguardo del relatore che si posa su di noi. Sapendo che nessuno ci guarda e nessuno ci sente, siamo chiaramente più portati a distrarci, semplicemente perché abbiamo meno limiti”, spiega nella nota Marizio La Cava.
Il Lean Presentation Design ci insegna che una presentazione si definisce efficace se 3 le dimensioni fondamentali coesistono in maniera sinergica.
PUBLIC SPEAKING – Concentrarsi sulla performance
Nel corso di una presentazione live, l’oratore è abituato a stare in piedi. In questo modo si guadagna sicurezza e ha una voce più pulita e decisa. Inoltre, risulta più naturale gesticolare e questo aiuta a rendere la comunicazione più fluida. Perché allora durante una video conferenza l’oratore è seduto?
La risposta è legata al fatto che la webcam si trova all’altezza giusta per una persona seduta, ma il consiglio è quello di rivalutare il setup. Spesso è sufficiente inclinarla un po’ verso l’alto e il problema si risolve. Inoltre, considerato che sovente colleghiamo il laptop a un monitor esterno, la webcam si posiziona sulla sommità dello schermo e abbiamo quindi maggiore flessibilità e un’altezza più adeguata alla presentazione eseguita stando in piedi.
Infine, è fondamentale non doversi voltare a guardare la slide ogni volta che si mostra al pubblico perché si dà l’impressione di non essere preparato e di seguire la presentazione invece di governarla. La presentazione aziendale è un supporto non deve mai prendere il posto dell’oratore.
Durante una presentazione da remoto, per risolvere questa problematica, si può utilizzare la modalità slide show di PowerPoint per avere sempre sott’occhio la prossima slide sul laptop ed essere in grado di anticipare il messaggio.
Nel corso di una presentazione dal vivo, inoltre, la performance è influenzata dalla reazione delle persone. A volte capita che un’aula sembri poco coinvolta e quindi l’oratore comincia a sforzarsi di più, oppure se i partecipanti reagiscono bene, si valorizzano i momenti di interazione, ci si rilassa e la performance migliora.
Tutto questo in remoto non è possibile. Non è facile percepire le persone che si trovano dietro uno schermo. Le persone guardano l’oratore negli occhi, non la webcam, sembreranno tutti distratti. Quindi, a meno di comportamenti evidenti in cui le persone spengano il video o si mostrino a giocare con lo smartphone, l’oratore non deve temere ma concentrarsi sulla sua performance con lo sguardo fisso sulla webcam.
COMMUNICATION FLOW – Presenta con ordine in modo strategico la tua idea
Una presentazione da remoto presenta tutte le complessità di una presentazione dal vivo in aggiunta alle sfide di un contesto in cui è veramente facile distrarsi. Per questa ragione, il flusso deve assolutamente essere ottimizzato. Quindi, contenuti essenziali e messaggi chiave per raggiungere l’obiettivo.
Prima si crea valore da fornire alle persone e poi si fornisce una ragione per l’ascolto, e infine si condividono le evidenze a supporto. Si parte con una buona analisi dell’audience per definire i contenuti per poi impostare uno storytelling efficace partendo da ciò che risulta veramente importante per le persone.
Uno strumento che può essere d’aiuto per creare storytelling efficaci è il Lean Presentation Strategy Canvas.
VISUAL CONTENTS – Crea slide semplici e pulite, in una parola: Lean
Il design di una presentazione non è soltanto legato all’allineamento degli oggetti su una slide, aggiustare un layout e rendere il tutto più piacevole a livello visivo, ma significa progettare in funzione di un determinato obiettivo e nel rispetto di vincoli specifici.
Una platea a distanza potrebbe distrarsi o perdere la connessione e dover ricollegarsi.
Per questa ragione bisogna disegnare slide leggere e facilmente comprensibili al colpo d’occhio, proprio come nel caso di una presentazione dal vivo, che permettano alle persone di orientarsi anche se fossero appena arrivate ed avessero perso la tua spiegazione fino al momento del loro ingresso in conference.
Durante la presentazione da remoto le persone sono esposte a due canali di comunicazione: la persona che parla e il video. Quindi, per evitare le distrazioni dell’audience che tenta di trovare il collegamento tra quello che si sta dicendo e le slide, bisogna rendere immediato il collegamento.
Per questa ragione parliamo sempre di slide molto leggere. Inoltre, affinchè i partecipanti possano ritrovare l’intero flusso della presentazione, è fondamentale avvalersi di un navigatore.
Si tratta di un semplice processo in tre fasi.
Il navigatore, in alto a sinistra, richiama l’indice in ogni slide, e permette all’audience di conoscere sempre lo stato di avanzamento della presentazione e di sapersi collocare all’interno del flusso della presentazione.
